Legalización telemática de libros de actas y de socios

libro de socios hojas

 

La Ley 14/2013 de Emprendedores estableció que todos los libros obligatorios que tienen que llevar las empresas se legalizarán de manera telemática. En el Registro Mercantil de Cádiz ya no legalizarán nuevos libros en papel.

Una de las dudas más frecuentes es referente a los Libros de Socios y Libros de Actas y a qué pasa con los libros que se llevaban en papel. Aquí os damos unos consejos para realizar esta obligación, después de consultar con el Registro Mercantil de Cádiz:

Libro de Socios y de Acciones: se puede abrir en cualquier formato de Excel, Word, Pdf….que se pueda enviar por Internet a través del Legalia. Si la sociedad va a tener muchas inscripciones es mejor abrir una página o pestaña por cada socio, para lo cual el formato Excell es bastante adecuado.

Libros de Actas: Las actas también se redactarán y se guardarán firmadas para enviarlas por vía telemática. Creo que sería conveniente numerar la actas para llevar un debido control de las mismas.  Los libros de actas que se llevaban en papel pueden mantenerse hasta que se agoten. También pueden cerrarse si queremos empezar a presentar todos los libros de la sociedad de forma telemática.

Para cerrar el Libro de Actas el órgano de administración debe hacer una diligencia de cierre en el libro. Luego redacta una Certificación que haga constar esta circunstancia. El primer año que enviemos las Actas de forma telemática adjuntamos como primera página esta Certificación firmada por el Administrador (o quien tenga facultad certificante según el órgano de administración que exista en la sociedad).

El plazo para enviarlos es hasta el 30 de abril del año siguiente, el mismo que el resto de los libros de contabilidad. Es decir, que hasta el 30 de abril de 2015 enviaremos todos los libros de contabilidad del 2014, el libro de socios o acciones actualizado a 31-12-2014 y las actas que se han firmado durante el año 2014.

¿Y qué pasa si no hemos presentado los libros de años anteriores? Si ya tiene libros de socios o de actas en papel que en su día fueron legalizados puede terminar de cumplimentarlos. Si en su día ni siquiera solicitó la legalización de los libros deberá presentar los Libros de manera independiente por cada año y de modo telemático.

Y si en su día los legalizó pero se han extraviado el administrador debe comparecer ante notario para que levante Acta de manifestaciones. Dicha acta se presentará en el registro mercantil Una vez nos comuniquen por parte del registro la calificación correcta procederemos al envío telemático de los libros.

 

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